Functies
Autonomie, verantwoordelijkheid en verantwoording
Noodzaak
mandaat
Autonomie projectleiders.
Ruimte krijgen = vertrouwen geven.
Meer
mandaat = meer verantwoording afleggen.
En
de opdrachtgever?.
Een projectleider
heeft mandaat nodig. Zonder mandaat
wordt aan het project de stuurkracht onthouden die juist de bestaansreden vormt
van projectmatig werken[i].
Idealiter heeft de projectleider dus een fors mandaat.
Heeft hij dat zelf niet dan heeft zijn opdrachtgever
dat wel. Zonder mandaat is projectmatig werken een
bijzonder stroeve bezigheid.
Met mandaat kan een project soms vrijwel autonoom door
de projectorganisatie worden gerealiseerd. Projectleiders
met een beperkt mandaat dromen vaak van een dergelijke
autonomie.
Van projectleiders
wordt verwacht dat ze proactief zijn en verantwoordelijkheid nemen. Ze moeten
functioneren als volwaardig onderdeel van het management van een organisatie.
Zij moeten dus niet alleen maar doen wat anderen verlangen, maar in hoge mate
zelf leiderschap vertonen. Dit vraagt om bevoegdheden. Wie bevoegdheden heeft is
in min of meerdere mate autonoom. Wie autonomie bezit moet verantwoording
afleggen. Tussen autonomie en de mate van verantwoording afleggen bestaat een
ruilverhouding. Heel vaak is deze verhouding scheef. Mensen moeten dan wel heel
veel verantwoording afleggen, maar bezitten nauwelijks autonomie. Dat is
onzinnig.
Volledige autonomie is voor de projectleider
een illusie.
Projecten worden uitgevoerd om bepaalde doelen van de opdrachtgevende
organisatie te verwezenlijken. Projecten staan dus niet op zich, maar dienen een
hoger/ander doel. Dat doel is de opdrachtgevende organisatie het project waard,
maar niet (veel) meer dan dat. Er worden dus beperkingen gesteld aan het
beschikbare budget en aan de doorlooptijd. De projectleider
is de eerstverantwoordelijke om te zorgen dat het project binnen tijd, geld en
vereiste kwaliteit gereed komt. Zolang hem dat lukt moet hij gewoon door kunnen
werken zonder van allerlei anderen toestemming nodig te hebben.
Om de ruimte te krijgen die hij nodig heeft moet de projectleider
wel zorgen dat de opdrachtgevende organisatie het vertrouwen heeft dat het
project goed loopt. Dat vertrouwen biedt hij door over zijn activiteiten, de
stand van zaken en de risico’s verantwoording af te leggen.
Hierin ligt de beperking van de autonomie van ieder project en iedere projectleider.
Hoe meer mandaat, hoe meer verantwoording moet worden
afgelegd[ii].
Autonomie en het afleggen van verantwoording
zijn sterk gerelateerd en niet tegenstrijdig.
Wie geen mandaat heeft, heeft formeel gezien geen (of
weinig) verantwoordelijkheid, wie een ruim mandaat
heeft, heeft veel verantwoordelijkheid. Wie veel verantwoordelijkheid heeft,
heeft veel te verantwoorden. Dus geldt ook dat meer mandaat
betekent dat meer afleggen van verantwoording mag worden verwacht.
De mate van verantwoording afleggen en de hoogte van het mandaat
verhouden zich recht evenredig met elkaar. Hoe meer mandaat,
hoe meer verantwoording moet worden afgelegd, hoe minder mandaat,
hoe minder verantwoording.
De prijs voor het krijgen van ruimte is dus dat meer verantwoording moet worden
afgelegd.
Naast de mate van verantwoording afleggen is
er nog een beperking aan de autonomie van de projectleider.
Een projectleider moet voor scopewijzigingen
altijd terug naar zijn opdrachtgever. Ook waar
bij kleinere wijzigingen (die niet tot wijziging van de scope leiden) sprake is
van een keuze is het vaak verstandig de opdrachtgever
er bij te betrekken. Vaak is het zelfs logisch dat de opdrachtgever
de keuze maakt. Hij is niet voor niets opdrachtgever!
November 2005
[ii]
Er zijn ook organisaties die hun projectleiders ieder mandaat onthouden en
tegelijkertijd om heel veel aflegging van verantwoording vragen. Dat is heel
merkwaardig. Het gaat volledig in tegen het karakter van projectmatig
werken. Iemand die weinig bevoegdheid krijgt kan nooit veel
verantwoordelijkheid dragen. Om dan wel veel verantwoording door zo iemand
te laten afleggen is vreemd. De potentiële slagkracht van projectmatig
wordt op die manier niet benut, terwijl de projectleider ook nog eens met
veel ballast wordt opgezadeld.
Aanvullende informatie op deze website
De slagkracht van projectmatig werken
Over de stuur-, daad- en slagkracht die met projectmatig werken kan worden
bereikt.
Het mandaat van de projectleider
Over mandatering.
Aanvullende informatie op internet
Algemene informatie
