|
|
|
Projectresultaat Wil (know-why) Register Aanbevolen:
|
BeheerProjecten en kwaliteitsborging
Definitie
kwaliteit
Definitie kwaliteitKwaliteit is: leveren wat de klant eist en verwacht. ISO-kwaliteitssystemen moeten de kwaliteit borgen van de processen waarmee uiteindelijk aan de eisen en verwachtingen van de klant wordt voldaan[i]. ISO-kwaliteitssysteemEen ISO kwaliteitssysteem bestaat grofweg uit een kwaliteitshandboek en de daarbij behorende werkwijze. In het handboek staat hoe wordt gewerkt. De daadwerkelijke werkwijze moet stemmen met dit handboek. Een kwaliteitssysteem houdt in: “Zeggen wat je doet” (handboek) en “Doen wat je zegt” (werkwijze) Via audits wordt getoetst of een organisatie zich aan het handboek houdt. Bij positieve audits krijgt en behoudt een organisatie het ISO-certificaat. Handboek en projectplanEr is altijd een overlap tussen projectplan en handboek. Soms zijn in het projectplan korte herhalingen uit het handboek noodzakelijk om afspraken voor niet-ingewijden (externen) vast te leggen. In een projectplan gaan de afspraken vaak dieper dan in het handboek.
Er is een relatie tussen de kwaliteit van het handboek en de omvang van projectplannen. Hoe beter een handboek, hoe minder er in een projectplan hoeft te staan. Dus: Adequaat kwaliteitssysteem: dunne projectplannen
Zwak kwaliteitssysteem: dikke projectplannen
Het projectplan kan worden gebruikt om afwijkingen van het kwaliteitssysteem te beschrijven. Dit wordt verderop uitgebreider behandeld. Certificering van projecten of organisatiesPotentieel is de relatie tussen een ISO-certificaat en projectmatig werken conflictueus. Immers, projecten zijn uniek, want werk dat niet uniek is hoeft niet projectmatig te worden aangepakt. ISO-certificering vereist vastlegging van de gekozen werkwijze en controle op de naleving daarvan. Het unieke karakter van projecten vraagt echter juist om creativiteit en vaak om improvisatie. Het dwingend stramien van een kwaliteitshandboek kan dan werken als een blok aan het been. Dit onderwerp wordt hierna nader uitgewerkt. Ik maak daarbij onderscheid in een tweetal situaties:
Certificering van een projectAls een project wordt gecertificeerd dan kan het handboek helemaal worden geschreven voor dat ene project. Dit zal dan ook weinig problemen opleveren. Hoewel ook hier nog steeds geldt dat zich in projecten vanwege het unieke karakter altijd onvoorziene omstandigheden kunnen en zullen voordoen. Het handboek moet er in voorzien dat er voor dit soort omstandigheden ruimte is. In het algemeen geldt: hoe groter het project, hoe meer mensen, hoe meer taakverdeling en specialisatie, hoe meer coördinatie nodig en hoe meer procedures nodig om te borgen dat ieder betrokken blijft. Certificering van een organisatie(deel) waarbinnen projecten worden gerealiseerdAls een organisatiedeel wordt gecertificeerd waar projectmatig wordt gewerkt sluipt er een ander gevaar binnen. De neiging zal bestaan een “handboek soldaat” te schrijven voor het werken in projecten. Als dit handboek dwingend wordt opgelegd kan het ernstige problemen opleveren. Een handboek moet juist ruimte bieden om unieke projecten, waar nodig, uniek te benaderen. Als de diversiteit van projecten in aard, omvang en complexiteit groot is, dan moet het handboek ook nog eens zo worden opgesteld dat alle soorten projecten met het handboek uit de voeten kunnen en er geen hinder van ondervinden. RandvoorwaardenBij het opstellen van het handboek moet een aantal randvoorwaarden worden meegenomen:
UitgangspuntenVoor een kwaliteitssysteem in een projectmatige omgeving kan een opzet in vijf hoofdonderdelen worden gehanteerd:
Algemeen ondersteunende processenDit zijn zaken die gedurende de gehele doorlooptijd van het project van toepassing zijn (bijvoorbeeld: projectplan, projectdossier, postafhandeling, documentenbeheer). Start projectIeder project start met een aantal eenmalige activiteiten, zoals bijvoorbeeld intake, offerte/opdracht, projectacceptatie en formeren projectteam. Afwikkeling fasenFasering neemt een bijzonder plaats in. In de fasen komt het inhoudelijke resultaat van projecten tot stand. In het handboek dient de afhandeling van fasen een prominente plaats te krijgen. Terugkerende processenEr zijn processen die vrijwel in iedere fase terugkeren. Denk bijvoorbeeld aan: ramingen, voortgangsbewaking, kostenbewaking en besluitvorming. Afsluiting projectIeder project eindigt met een aantal eenmalige activiteiten, zoals bijvoorbeeld een eventuele overdracht van het projectresultaat, de projectevaluatie, de (financiële) projectafsluiting en de decharge van de projectleider.
|
dat kan via: Peter blogt
ook of via: RSS-feed voor het weblog: 
of:
Leiderschap en management:
Het PM3-model Wisseltje Wisseltjes Bouwen Index Bouwen
Mijn Linkedin-profiel:
|
|
|
